La conversazione sugli strumenti di comunicazione aziendale raramente arriva dove dovrebbe arrivare. Resta da capire se l'interfaccia è bella, se ha un buon motore di ricerca, se le notifiche possono essere silenziate per ore o per giorni. Quello che non si chiede quasi mai è chi controlla l'infrastruttura attraverso cui passano le conversazioni strategiche della tua azienda. Ogni volta che il tuo team discute una decisione di prodotto in Slack, ogni volta che il tuo CFO condivide una cifra per messaggio diretto, quella conversazione viaggia, viene archiviata ed elaborata sui server di Salesforce, una società americana con sede a San Francisco che fattura oltre 35 miliardi di dollari all'anno.
Questa non è un'argomentazione paranoica sullo spionaggio aziendale. È una domanda su chi ha accesso tecnico e legale alle informazioni più sensibili della tua organizzazione, sotto quale giurisdizione vengono risolti i conflitti su quei dati e quanto paghi per quella dipendenza strutturale. Matrix, con la sua architettura federata e il suo modello open source, rappresenta una risposta completamente diversa a queste domande. Una risposta che organizzazioni diverse come il governo tedesco, le forze armate francesi e diverse agenzie di sanità pubblica europee hanno preso molto sul serio.
Cos'è Slack e come è diventato lo standard
Slack è nato nel 2013 come strumento interno di Tiny Speck, la società canadese che stava sviluppando il videogioco Glitch. Quando il gioco fallì, lo strumento di comunicazione interna che avevano costruito per coordinarsi si rivelò più prezioso del prodotto principale. La sua ascesa è stata fulminea perché è arrivata nel momento esatto in cui le aziende cercavano alternative all'email per la comunicazione in tempo reale, e lo ha fatto con un'esperienza utente veramente superiore a tutto ciò che esiste: canali tematici, messaggi diretti, integrazioni con altri strumenti di lavoro, ricerca nella cronologia e un'interfaccia che sembrava progettata da persone che avevano subito personalmente il caos dell'email aziendale.
Slack ha stabilito gli standard di ciò che oggi intendiamo come moderna messaggistica aziendale. La sua acquisizione da parte di Salesforce nel 2021 per 27,7 miliardi di dollari non ha alterato il prodotto in modo drammatico nel breve termine, ma il suo posizionamento strategico. Slack è diventato il livello di collaborazione dell'ecosistema Salesforce, che per le aziende già integrate con il CRM di Salesforce può essere un vantaggio, ma per il resto rappresenta una pressione verso un ecosistema che potrebbe non essere necessario. I prezzi sono aumentati in modo consistente. Il piano gratuito, storicamente generoso, ha limitato la cronologia dei messaggi a 90 giorni nel 2022, colpendo direttamente piccoli team che facevano affidamento su quella memoria collettiva. E le domande sulla sovranità dei dati divennero più urgenti sotto l'ombrello di una società con quella scala.
Matrix: un protocollo, non un prodotto
Matrix non è un'applicazione di messaggistica. È un protocollo aperto di comunicazione in tempo reale, simile nella sua filosofia a quello che l'email ha fatto con la comunicazione asincrona o a quello che XMPP ha cercato di fare con la messaggistica istantanea prima che i giardini recintati di WhatsApp e iMessage lo inghiottissero. È stato creato nel 2014 da Matthew Hodgson e Amandine Le Pape ed è gestito dalla fondazione Matrix.org. Il client più noto che implementa il protocollo è Element, anche se esistono decine di client alternativi per tutti i sistemi operativi e i casi d'uso.
L'architettura di Matrix è federata, il che significa che ogni organizzazione può distribuire il proprio server Matrix, chiamato homeserver, e comunicare da esso con qualsiasi altro server Matrix nel mondo senza passare attraverso un'infrastruttura centrale controllata da nessuno. È lo stesso principio che ti consente di inviare un'email da Gmail a un server di posta di un'azienda universitaria in Portogallo: i due nodi della rete sono indipendenti ma interoperabili. Applicato alla messaggistica aziendale, ciò significa che il governo tedesco può avere la sua istanza di Matrix, comunicare con l'istanza delle forze armate francesi, e nessuno dei due passa dati sensibili attraverso server che non controllano direttamente. Questa non è una proposta teorica: è esattamente quello che stanno facendo.
Il gap di user experience: reale, ma in diminuzione
Essendo completamente onesti, Slack offre oggi un'esperienza utente più raffinata di qualsiasi cliente Matrix. La sincronizzazione è più veloce, la ricerca più intelligente, il numero di integrazioni native è molto più alto, l'onboarding di nuovi utenti è più semplice e c'è meno attrito in generale quando si fa qualcosa di diverso dal caso d'uso di base. Questa non è un'opinione soggettiva: è il risultato di quindici anni di massicci investimenti di prodotto da parte di un'azienda del valore di decine di miliardi di dollari, con team completi dedicati a lucidare ogni interazione. Element ha quirks di interfaccia che gli utenti non tecnici trovano confusi, la sincronizzazione dello stato tra i dispositivi è a volte imprevedibile e la configurazione di un server self-hosted richiede conoscenze tecniche che non tutti i computer hanno.
Tuttavia, il divario si sta chiudendo costantemente. Element è migliorato notevolmente dal 2021, sia in termini di prestazioni che di usabilità. Ci sono fornitori come Element Matrix Services che offrono Matrix ospitato nel cloud con un'esperienza molto vicina a Slack senza la necessità di una propria gestione tecnica. E per le organizzazioni con team tecnico interno, il costo totale di proprietà di un server Matrix self-hosted, inclusi i tempi di manutenzione, è significativamente inferiore a quello di Slack per team di oltre venti o trenta persone.
Il costo reale di Slack in scala
Slack Pro attualmente costa 7,25 euro per utente al mese in fatturazione annuale. Slack Business+ sono 12,50 euro per utente. Per un'azienda di 50 persone nel piano Business+, ciò significa 7.500 euro all'anno solo nella messaggistica interna. Per 200 persone, stiamo parlando di 30.000 euro all'anno, ogni anno, per uno strumento da cui si dipende sempre di più e da cui è sempre più difficile uscire. Questi numeri fanno sì che il costo di implementazione e manutenzione di un server Matrix, anche assumendo un supporto esterno per esso, inizi ad avere senso economico abbastanza rapidamente.
Ma il costo che Slack non ti fattura nell'abbonamento mensile è, a lungo termine, il più importante: la dipendenza. Quando la comunicazione interna della tua organizzazione vive sui server di Salesforce, cambiare piattaforma in futuro significa migrare anni di cronologia delle conversazioni, riqualificare tutti gli utenti in una nuova interfaccia, interrompere le integrazioni che sono state costruite con altri strumenti e gestire una resistenza al cambiamento che aumenta ogni mese che passa. La dipendenza tecnologica ha un prezzo che non appare in nessuna fattura mensile ma che diventa molto visibile quando per qualsiasi motivo vuoi o hai bisogno di uscire.
Privacy e compliance: l'argomento definitivo per le organizzazioni europee
Slack, come servizio americano di proprietà di Salesforce, è soggetto al Cloud Act degli Stati Uniti, che consente alle autorità federali americane di richiedere l'accesso ai dati detenuti da società statunitensi anche se tali dati sono archiviati su server all'interno dell'Unione Europea. Slack offre la residenza dei dati nell'UE per i suoi piani più costosi e fornisce Clausole Contrattuali Standard per la conformità al GDPR, ma l'entità legale che controlla la piattaforma e prende decisioni su tali dati rimane Salesforce Inc., una società con sede a San Francisco interamente soggetta alla giurisdizione americana.
Matrix con self-hosting elimina quel problema alla radice, non lo mitiga né lo gestisce: lo elimina. I dati delle tue conversazioni non lasciano mai i server della tua organizzazione. Non vi è alcuna entità americana in nessun punto della catena di dati. Non esiste un Cloud Act applicabile. La crittografia end-to-end è disponibile nativamente per le stanze contrassegnate come private. Per le pubbliche amministrazioni europee che gestiscono informazioni dei cittadini, per le aziende del settore sanitario sotto stretta regolamentazione, per gli studi legali sotto segreto professionale, per le redazioni dei media che proteggono le fonti, o per qualsiasi organizzazione che prenda sul serio la riservatezza delle proprie comunicazioni interne, questa non è un'opzione tra le tante: è l'unico framework che offre le garanzie necessarie.
La raccomandazione di Democratic Market
Per le piccole startup, i team remoti senza un proprio team tecnico e le organizzazioni che non gestiscono informazioni sensibili e vogliono il minor attrito possibile nell'adozione di uno strumento di comunicazione, Slack rimane l'opzione più comoda e meno dispendiosa in termini di tempo per l'implementazione. La spesa è giustificata se la produttività che genera supera il costo e se il team non ha la capacità tecnica di gestire alternative.
Per organizzazioni di medie e grandi dimensioni con qualche capacità tecnica, per pubbliche amministrazioni, per qualsiasi azienda in settori regolamentati con severi requisiti di conformità o riservatezza, e per progetti che vogliono costruire infrastrutture di comunicazione che non dipendono strutturalmente da una società la cui giurisdizione legale non è la tua, Matrix è la scelta più coerente con il lungo termine. Lo sforzo iniziale di configurazione si ammortizza rapidamente, sia in termini di costo che di controllo. La comunicazione interna è troppo strategica per essere delegata a tempo indeterminato.