Wikipedia läuft auf MediaWiki, derselben freien Software, die jedes Unternehmen kostenlos auf einem eigenen Server installieren kann. Die größte Wissenssammlung der Menschheitsgeschichte, mit mehr als 60 Millionen Artikeln in über 300 Sprachen, beruht also auf einem Werkzeug, das nicht verkauft, sondern frei weitergegeben wird. Confluence dagegen ist das Wissensmanagement-Produkt von Atlassian, einem börsennotierten Konzern mit einem Jahresumsatz von mehreren Milliarden US-Dollar. Beide lösen dasselbe Problem, nämlich festzuhalten, was eine Organisation weiß, starten aber von radikal unterschiedlichen Eigentums- und Kontrollmodellen. Hinzu kommt eine Entwicklung, die viele Unternehmen im deutschsprachigen Raum unmittelbar betroffen hat: Atlassian hat den Verkauf neuer Server-Lizenzen 2021 eingestellt und den Support für die selbst gehosteten Server-Versionen im Februar 2024 beendet. Wer Confluence weiterhin im eigenen Rechenzentrum betreiben wollte, musste auf die deutlich teurere Data-Center-Edition umsteigen oder in die Cloud wechseln. Für Tausende Organisationen war das der Moment, in dem die Frage nach dem Speicherort des eigenen Wissens plötzlich sehr konkret wurde.
Die üblichen Vergleiche zwischen Confluence und MediaWiki konzentrieren sich auf visuelle Editoren, Vorlagen und Seitenberechtigungen. Das ist wichtig, lässt aber die Frage aus, die wir bei Democratic Market für zentral halten: Wenn Ihr Team interne Verfahren, Besprechungsprotokolle oder sensible technische Dokumentation schreibt, unter welcher Rechtsordnung lebt dieses Wissen dann, und wer kann Zugriff darauf verlangen? Ein Firmenwiki ist weit mehr als eine Sammlung von Textseiten. Es enthält Prozessbeschreibungen, Architekturdiagramme, Zugangsdaten in vergessenen Anhängen, Notfallpläne, Lieferantenbewertungen und nicht selten Entwürfe strategischer Entscheidungen. Wer dieses Wissen einem Dienstleister anvertraut, vertraut ihm faktisch das Gedächtnis der Organisation an. Deshalb betrachten wir beide Plattformen nicht nur als Software, sondern als Infrastruktur mit einer rechtlichen Anschrift.
Warum die Rechtsordnung beim Firmenwiki die richtige Frage ist
Der US-amerikanische CLOUD Act von 2018 verpflichtet amerikanische Technologieunternehmen, Daten auf richterliche Anordnung herauszugeben, unabhängig davon, in welchem Land die Server physisch stehen. Die europäische DSGVO regelt internationale Übermittlungen personenbezogener Daten, und das EU-US Data Privacy Framework von 2023 versucht, diesen Übermittlungen eine Rechtsgrundlage zu geben, obwohl seine beiden Vorgänger, Safe Harbor und Privacy Shield, vom Europäischen Gerichtshof gekippt wurden. Die Vereinigten Staaten erreichen im Demokratieindex der Economist Intelligence Unit 7,85 Punkte und liegen damit deutlich über der Schwelle von 6,0, die Democratic Market verlangt. Es geht also nicht um einen autoritären Staat, sondern um die Frage, ob europäisches Unternehmenswissen ausschließlich europäischen Regeln unterliegt oder zusätzlich einem ausländischen Rechtsrahmen, den das Unternehmen weder beeinflussen noch vollständig überblicken kann.
Bei einem Firmenwiki kommt eine zusätzliche Dimension hinzu: Gespeichert werden nicht nur personenbezogene Daten von Beschäftigten, sondern auch geistiges Eigentum, Betriebsabläufe und in vielen Fällen strategische Informationen, die ein Unternehmen ungern dem Zugriffsersuchen einer fremden Regierung ausgesetzt sähe, so gering die Wahrscheinlichkeit auch sein mag. Für deutsche Unternehmen ist zudem das Geschäftsgeheimnisgesetz von 2019 relevant. Es schützt Informationen nur dann als Geschäftsgeheimnis, wenn der Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen nachweisen kann. Eine dokumentierte Entscheidung darüber, wo und unter welchem Recht das interne Wissen gespeichert wird, gehört zu genau diesen Maßnahmen. Wer im Streitfall nicht belegen kann, dass er den Speicherort seiner Konstruktionsunterlagen bewusst gewählt hat, schwächt seine eigene Position vor Gericht.
Die besten selbst gehosteten Wiki-Lösungen 2026: MediaWiki und BlueSpice
MediaWiki wurde ursprünglich für Wikipedia entwickelt und wird heute von der Wikimedia Foundation gepflegt, einer gemeinnützigen Organisation mit Sitz in San Francisco. MediaWiki selbst ist jedoch kein Dienst, sondern unter der GPL lizenzierte Software, die jeder herunterladen, installieren und auf einem eigenen oder gemieteten Server betreiben kann, ohne von der Infrastruktur der Wikimedia Foundation oder irgendeines US-Unternehmens abhängig zu sein. Diese Unterscheidung verändert die gesamte Analyse. Ein europäisches Unternehmen kann MediaWiki auf einem Server in Deutschland (EIU 8,58), den Niederlanden (EIU 9,01) oder Finnland (EIU 9,20) installieren, und seine Daten unterliegen dann ausschließlich der DSGVO und dem Recht des gewählten Landes. Die Software ist seit über zwei Jahrzehnten im Einsatz, wird von einer großen internationalen Gemeinschaft geprüft und erhält regelmäßige Sicherheitsupdates mit langfristig unterstützten Versionen.
Besonders interessant für Unternehmen im deutschsprachigen Raum ist BlueSpice, eine Enterprise-Distribution von MediaWiki, die von der Regensburger Hallo Welt! GmbH entwickelt wird. BlueSpice wird nach Herstellerangaben in mehr als 150 Ländern eingesetzt und bietet einen visuellen Editor, Freigabe-Workflows, Rechteverwaltung, Vorlagen für Qualitätsmanagement nach ISO 9001 sowie Cloud-Hosting in Deutschland oder eine vollständige Installation im eigenen Rechenzentrum. Die Distribution richtet sich ausdrücklich an Behörden und regulierte Unternehmen, die eine souveräne Wissensinfrastruktur benötigen. Weitere europäische Optionen sind XWiki aus Frankreich (EIU 8,07), ein quelloffenes Wiki mit starker Enterprise-Ausrichtung, das auch im Rahmen der französischen Open-Source-Initiative des Staates genutzt wird, sowie die Wissensmodule der Plattform openDesk, die das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland als Alternative zu US-Bürosoftware bereitstellt.
Confluence: Unternehmenswissen als Dienstleistung und sein demokratisches Risiko
Confluence kam 2004 als zweites Produkt von Atlassian auf den Markt. Atlassian wurde 2002 in Sydney von Mike Cannon-Brookes und Scott Farquhar gegründet. Das Unternehmen unterhält Hauptniederlassungen in Sydney, Australien (EIU 8,86), und San Francisco, Vereinigte Staaten (EIU 7,85). Seit 2022 ist die Muttergesellschaft Atlassian Corporation als Holding in Delaware eingetragen, nachdem sie ihren früheren Sitz im Vereinigten Königreich aufgegeben hatte. Rechtlich gehört Confluence Cloud damit heute zu einem US-amerikanischen Konzern, mit allen Folgen für die Anwendbarkeit des CLOUD Act. Atlassian bietet seit Jahren eine Funktion zur Datenresidenz an, mit der Kunden den Speicherort von Jira und Confluence Cloud auf eine Region festlegen können, darunter Frankfurt. 2026 hat das Unternehmen zudem die sogenannte Isolated Cloud eingeführt, eine zusätzliche technische Isolationsschicht, die nach Atlassians eigener Dokumentation trotz physischer Trennung weiterhin der US-Rechtsordnung unterliegt.
Das demokratische Risiko von Confluence liegt deshalb weniger im Herkunftsland als in der Frage, wer die Spielregeln festlegt. Das Ende der Server-Edition hat gezeigt, wie schnell ein Anbieter ein Bereitstellungsmodell abschaffen kann, auf das sich Kunden über viele Jahre verlassen haben. Organisationen, die ihr Wiki aus guten Gründen im eigenen Rechenzentrum betrieben, standen vor der Wahl, deutlich höhere Lizenzkosten für Data Center zu zahlen, in die Cloud zu wechseln oder eine Migration auf ein anderes System zu planen. Auch die Nutzungsbedingungen großer SaaS-Plattformen ändern sich häufiger, als viele Unternehmen ihre Verträge überprüfen. Eine heute verfügbare Residenzfunktion kann morgen umkonfiguriert, verteuert oder auf höhere Tarife beschränkt werden, ohne dass der Kunde ein anderes Druckmittel hätte als die Kündigung. Das ist kein Vorwurf an Atlassian, sondern eine strukturelle Eigenschaft jedes verwalteten Dienstes.
Confluence vs MediaWiki Vergleich: Funktionen, Preis und demokratisches Profil
Confluence bietet einen ausgereiften visuellen Editor, eine native Integration mit Jira, die Dokumentation direkt mit Entwicklungstickets verknüpft, Unternehmensvorlagen, automatische Versionierung und eine flache Lernkurve für nicht-technische Teams. Seit 2024 sind KI-Funktionen unter dem Namen Atlassian Intelligence integriert, die Seiten zusammenfassen und Inhalte vorschlagen, trainiert und betrieben innerhalb der Atlassian-Infrastruktur. Die Preisstruktur rechnet pro Nutzer und Monat ab, mit einem kostenlosen Tarif für bis zu zehn Nutzer und kostenpflichtigen Standard- und Premium-Tarifen, die je nach Teamgröße bei etwa 5 bis 10 Euro pro Person und Monat liegen. Für eine Organisation mit 500 Beschäftigten summiert sich das schnell auf einen fünfstelligen Jahresbetrag, der mit jeder Neueinstellung weiter wächst.
MediaWiki ist als Software kostenlos, aber nicht als Dienst: Es braucht einen Server, jemanden, der es aktuell hält, und für eine komfortable Bearbeitung durch nicht-technische Nutzer Erweiterungen wie den VisualEditor, der auch auf Wikipedia im Einsatz ist. Die realen Kosten liegen im Hosting, ab wenigen Euro monatlich bei einem einfachen europäischen Anbieter wie Hetzner oder netcup, und in der Administrationszeit, nicht in Lizenzen. Das Erweiterungsökosystem umfasst Semantic MediaWiki für strukturierte Daten, Erweiterungen zur Rechteverwaltung wie Lockdown und Dutzende von der Gemeinschaft entwickelte Zusatzmodule, die jeder vor der Installation prüfen kann. BlueSpice ergänzt dies um professionellen Support und Abonnementpreise, die sich an der Zahl der Nutzer orientieren, aber in der Regel unter denen von Confluence Premium liegen. Im demokratischen Profil liegt der Unterschied klar auf der Hand: Confluence bindet an einen US-Konzern mit 7,85, MediaWiki erlaubt die freie Wahl einer Rechtsordnung mit bis zu 9,20 Punkten.
Migration, Abhängigkeit und Zertifizierungen
Ein Faktor, der in Vergleichen selten auftaucht, ist der Tag, an dem man gehen möchte. Confluence erlaubt den Export ganzer Bereiche als XML, HTML oder PDF, doch die proprietäre interne Struktur aus Makros und Vorlagen lässt sich nicht immer originalgetreu auf andere Plattformen übertragen. Das erzeugt reale Reibung, auch wenn die Inhalte technisch nicht eingesperrt sind. MediaWiki verfügt dagegen über den am besten dokumentierten Export- und Importpfad des Marktes. Das XML-Exportformat ist dasselbe, das Wikipedia für seine vollständigen öffentlichen Datenbankauszüge verwendet, und Dutzende Konvertierungswerkzeuge unterstützen es seit weit über einem Jahrzehnt in beide Richtungen. Aus Sicht von Democratic Market ist das kein Detail: Ein Werkzeug, das den Abschied konstruktionsbedingt leicht macht, gibt dem Kunden Verhandlungsmacht zurück.
Atlassian verfügt für Jira und Confluence über die Zertifizierung nach ISO 27001, Prüfberichte nach SOC 2 Typ II und SOC 1 Typ 2 sowie eine FedRAMP-Autorisierung für US-Regierungsumgebungen. Es handelt sich um ein zentral verwaltetes Compliance-Paket, das alle Kunden gleichermaßen abdeckt und das kein einzelner Kunde verändern kann. Bei MediaWiki wird die Sicherheitszertifizierung nicht von einem einzigen Hersteller geliefert, sondern von der Organisation gemeinsam mit dem gewählten Hosting-Anbieter festgelegt. Ein Rechenzentrum mit ISO-27001-Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz oder ein Cloud-Anbieter mit BSI-C5-Testat liefert die Grundlage, auf der das Unternehmen seine eigene Konfiguration dokumentiert. Das bedeutet mehr Eigenverantwortung, aber auch die Freiheit, das Schutzniveau exakt an den eigenen Bedarf anzupassen, bis hin zum Betrieb in vollständig abgeschotteten Netzen.
EU-Gesetzgebung 2026: Data Act, NIS2 und Geschäftsgeheimnisse
Der EU Data Act, dessen wesentliche Pflichten seit September 2025 schrittweise gelten, verpflichtet Anbieter von Cloud-Diensten, die Übertragbarkeit von Daten zu erleichtern und technische sowie vertragliche Hürden für einen Anbieterwechsel abzubauen. Wechselgebühren müssen bis Januar 2027 vollständig entfallen. Das kommt indirekt jedem Unternehmen zugute, das heute Confluence nutzt, weil es sein Recht stärkt, die eigene Dokumentation ohne künstliche Reibung zu exportieren, falls es später zu einer selbst gehosteten Alternative wie MediaWiki oder BlueSpice wechseln möchte. Der Data Act verlangt außerdem, dass Kunden ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Für Wiki-Inhalte mit proprietären Makros wird spannend sein, wie streng diese Anforderung in der Praxis ausgelegt wird.
Die NIS2-Richtlinie, in Deutschland über das NIS2-Umsetzungs- und Cybersicherheitsstärkungsgesetz eingeführt, verpflichtet Tausende wichtige und besonders wichtige Einrichtungen zu einem dokumentierten Risikomanagement ihrer Lieferkette. Ein Wiki, in dem Notfallpläne, Netzwerkdokumentation und Wiederanlaufverfahren gespeichert sind, ist für solche Einrichtungen ein kritischer Bestandteil der Informationssicherheit. Ist es im Ernstfall nicht erreichbar, weil der Cloud-Anbieter gestört ist, fehlen genau die Dokumente, die zur Bewältigung eines Vorfalls gebraucht werden. Für öffentliche Verwaltungen kommt das Onlinezugangsgesetz und die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie hinzu, die ausdrücklich offene Standards und souveräne Infrastruktur bevorzugen. In Österreich und der Schweiz verfolgen Bund und Kantone vergleichbare Strategien zur digitalen Souveränität.
Wie Democratic Market Dokumentationssoftware bewertet
Für Software zur Unternehmensdokumentation wenden wir drei Analyseebenen an: die Rechtsordnung des Unternehmens, das den Dienst erbringt, die Möglichkeit des Kunden, diese Rechtsordnung zu wählen oder zu ändern, und die Möglichkeit, durch prüfbare, selbst gehostete Software vollständig auf einen externen Anbieter zu verzichten. Je mehr Kontrollebenen beim Endnutzer liegen, desto besser schneidet ein Werkzeug in unserer Bewertung ab. Sowohl Atlassian als auch die Wikimedia Foundation operieren aus Ländern mit Werten deutlich über 6,0, keine der beiden Optionen wird also aufgrund ihrer Herkunft ausgeschlossen. Der demokratisch relevante Unterschied liegt im Modell: verwalteter Dienst mit konfigurierbarer Residenz gegenüber freier Software mit vollständig wählbarer Rechtsordnung.
Dieses Kriterium skaliert mit der Sensibilität dessen, was dokumentiert wird, und ist keine pauschale Regel. Der öffentlich einsehbare Styleguide eines Marketingteams hat ein völlig anderes Risikoprofil als die Prozessnotizen einer Rechtsabteilung oder die Störungsanalysen eines Entwicklungsteams. Es ist durchaus vernünftig, innerhalb derselben Organisation unterschiedliche Werkzeuge mit unterschiedlichen Rechtsgarantien für diese Anwendungsfälle zu betreiben. Nichts davon soll nahelegen, dass Confluence eine unsichere Wahl wäre. Millionen Teams, darunter viele europäische Institutionen, nutzen es täglich ohne Zwischenfälle. Unsere Aussage ist enger gefasst: Wenn die Rechtsordnung für Ihre Organisation wirklich zählt, sollten Sie genau wissen, welche Hebel Sie haben, welche nicht, und welche Ihnen nur das Selbsthosting gibt.
Kaufberatung: Schritt für Schritt zum souveränen Firmenwiki
Erstens: Inventarisieren Sie, was dokumentiert werden soll, und ordnen Sie es Schutzklassen zu, etwa öffentlich, intern, vertraulich und streng vertraulich. Ist Ihr Team klein, nicht-technisch und muss heute ohne Reibung mit der Dokumentation beginnen, bleibt Confluence die schnellste Option. Stellen Sie in diesem Fall vom ersten Tag an die Speicherregion auf die Europäische Union ein, prüfen Sie die Einstellungen zu Atlassian Intelligence und schließen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Zweitens: Verarbeitet Ihre Organisation besonders sensible Informationen wie Quellcode, Verträge, Konstruktionsunterlagen oder regulierte Verfahren und verfügt sie über eigene technische Kapazitäten oder einen vertrauenswürdigen Dienstleister, evaluieren Sie selbst gehostetes MediaWiki in einem europäischen Rechenzentrum. Die anfängliche Einrichtung wird durch die vollständige Kontrolle über den Speicherort des Unternehmenswissens aufgewogen.
Drittens: Prüfen Sie den Mittelweg, den viele Organisationen übersehen, nämlich eine professionell unterstützte Enterprise-Distribution wie BlueSpice, statt die Rohsoftware selbst zu verwalten. Das senkt die technische Hürde fast auf das Niveau einer Confluence-Anmeldung und erhält zugleich die volle Kontrolle über die Rechtsordnung. Viertens: Planen Sie Berechtigungen vom ersten Tag an. Confluence organisiert Zugriffe über Bereiche und Gruppen, MediaWiki über Erweiterungen wie Lockdown, die flexibler sind, aber eine ausdrückliche Konfiguration erfordern. Ein schlecht berechtigtes Wiki ist ein größeres Leckrisiko als jeder Unterschied in der Rechtsordnung. Fünftens: Exportieren Sie regelmäßig Kopien Ihrer Dokumentation in einem offenen Format und testen Sie den Import auf einem zweiten System. Nur so wissen Sie sicher, dass Sie am Tag eines Wechsels nicht festsitzen. Sechstens: Kalkulieren Sie den einmaligen Schulungsaufwand für nicht-technische Teams beim Umstieg ehrlich ein, denn er fällt einmal an, während die Abhängigkeit von einem verwalteten Dienst Monat für Monat bezahlt wird.
Fazit: Auch Wissen hat eine Heimatadresse
Confluence und MediaWiki lösen dasselbe Problem von entgegengesetzten Enden des Kontrollspektrums: ein verwalteter Dienst mit Residenzoptionen gegenüber freier Software mit vollständig wählbarer Rechtsordnung. Keines der beiden Unternehmen stammt aus einer Autokratie, doch nur eine der beiden Optionen erlaubt es, ohne das Wohlwollen eines Anbieters zu entscheiden, in welchem Land das angesammelte Wissen Ihrer Organisation lebt. Unsere konkrete Empfehlung für Leserinnen und Leser in Deutschland, Österreich und der Schweiz lautet: Für kleine Teams ohne besondere Souveränitätsanforderungen ist Confluence Cloud mit Speicherregion Frankfurt eine pragmatische Lösung. Für Behörden, kritische Infrastrukturen, Industrieunternehmen mit wertvollem Konstruktionswissen und alle Organisationen unter NIS2 ist BlueSpice oder selbst gehostetes MediaWiki in einem deutschen oder europäischen Rechenzentrum die demokratisch robustere Wahl. Dokumentieren Sie die Entscheidung als Teil Ihrer Geheimhaltungsmaßnahmen und überprüfen Sie sie, sobald sich Ihr Risikoprofil oder die Vertragsbedingungen Ihres Anbieters ändern.