Wer ein kostenloses Trello-Konto anlegt, sollte wissen, dass die Karte, die er von „Zu erledigen“ nach „Erledigt“ zieht, nicht auf seinem Laptop bleibt. Sie wandert in Rechenzentren von Amazon Web Services, deren Kernregionen in Virginia und Oregon liegen. Jeder Kommentar, jeder Anhang, jede Frist, die ein europäisches Team setzt, durchläuft irgendwann eine Infrastruktur, die dem US-amerikanischen CLOUD Act unterliegt. Wekan, die quelloffene Alternative, erlaubt es dagegen, dass dasselbe Board einen Server in Nürnberg, Falkenstein oder Amsterdam niemals verlässt. Der Unterschied zwischen beiden Werkzeugen ist deshalb keiner der Funktionen, sondern einer der Jurisdiktion. Und er betrifft mehr Menschen, als man denkt: Trello zählt nach Angaben von Atlassian mehr als 50 Millionen registrierte Nutzer, ein erheblicher Teil davon in Europa, viele davon in Agenturen, Kanzleien, Redaktionen und öffentlichen Einrichtungen, die vertrauliche Informationen auf ihren Boards organisieren.
Dieser Vergleich betrachtet Trello und Wekan als Kanban-Werkzeuge für das Aufgabenmanagement, fügt aber die Dimension hinzu, die Democratic Market auf jedes Produkt und jeden Dienst anwendet: Unter welchem politischen System und welchem Rechtsrahmen werden Ihre Daten verarbeitet? Für Teams, die mit sensiblen Informationen arbeiten, etwa strategischer Planung, Kundendaten oder geistigem Eigentum, ist diese Antwort genauso wichtig wie die Benutzeroberfläche. Wir ergänzen den Vergleich um europäische Alternativen wie Nextcloud Deck und OpenProject sowie um Anbieter, deren Herkunft ein echtes demokratisches Risiko darstellt.
Warum die demokratische Herkunft eines Kanban-Boards zählt
Ein Kanban-Board speichert keine komplexen technischen Dateien, aber es bündelt kritische operative Informationen: wer woran arbeitet, wann welcher Liefergegenstand fällig ist, welche Kunden beteiligt sind und welche strategischen Entscheidungen gerade getroffen werden. Für eine Unternehmensberatung, eine Anwaltskanzlei oder ein Produktteam sind diese Metadaten genauso sensibel wie der Inhalt eines Vertrags. Eine Spalte mit der Überschrift „Due Diligence Übernahme X“ verrät einem Außenstehenden mehr als manches vertrauliche Dokument. Das Land, dessen Recht den Zugriff auf diese Server regelt, bestimmt, welche Regierung diese Informationen anfordern kann, nach welchem Verfahren und mit welcher Transparenz gegenüber dem betroffenen Nutzer.
Der Demokratieindex der Economist Intelligence Unit bewertet die Vereinigten Staaten mit 7,85 Punkten und ordnet sie als unvollständige Demokratie ein. Das Land verfügt über starke Institutionen und Gewaltenteilung, aber auch über den CLOUD Act von 2018, der Unternehmen wie Atlassian verpflichtet, auf ihren Servern gespeicherte Daten herauszugeben, unabhängig davon, wo diese physisch stehen, sofern ein US-Gericht dies anordnet. Deutschland erreicht dagegen 8,80 Punkte und gilt als vollständige Demokratie mit einem der strengsten Datenschutzrahmen Europas, der in Form des Bundesdatenschutzgesetzes und der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts zum Recht auf informationelle Selbstbestimmung schon lange vor der DSGVO bestand. Schweden mit 9,39 und die Niederlande mit 8,88 bieten ähnlich robuste Rahmenbedingungen für Hosting-Standorte.
Wekan, Nextcloud Deck und OpenProject: volle Kontrolle und überprüfbares europäisches Hosting
Wekan ist ein Open-Source-Projekt, das als Abspaltung von LibreBoard entstanden ist, von einer internationalen Entwicklergemeinschaft gepflegt wird und unter der MIT-Lizenz steht. Es gehört keinem Konzern: Jeder kann die Software installieren, prüfen und verändern. Diese eine Tatsache verändert die demokratische Gleichung vollständig, denn die Entscheidung, wo die Daten liegen, trifft das Team, das sie nutzt, und nicht ein Anbieter mit Sitz in Kalifornien oder Sydney. In der Praxis bedeutet das: Ein europäisches Team kann Wekan auf einem Server von Hetzner in Nürnberg oder Falkenstein betreiben (Deutschland, EIU 8,80), bei OVHcloud in Frankreich (EIU 7,99) oder bei einem schwedischen Anbieter wie Glesys (Schweden, EIU 9,39). Alle diese Anbieter arbeiten ausschließlich unter der DSGVO, ohne dass ein ausländisches Gesetz direkten Zugriff auf die gespeicherten Daten hätte. Für eine Kanzlei oder eine Nichtregierungsorganisation, die mit vertraulichen Quellen arbeitet, ist diese rechtliche Garantie greifbar und nicht theoretisch.
Der Preis dieser Kontrolle ist eine anfängliche technische Hürde: Jemand muss den Server installieren, aktualisieren und warten oder einen Dienstleister beauftragen, der das übernimmt. Anbieter wie Elestio und Cloudron bieten Wekan als verwalteten Dienst aus europäischen Rechenzentren für 5 bis 15 Euro im Monat an und senken diese Hürde damit fast auf das Niveau eines gewöhnlichen SaaS-Abonnements. Wekan wird zudem von Sicherheitsforschern unabhängig geprüft, die ihre Ergebnisse im öffentlichen GitHub-Repository des Projekts dokumentieren. Für einen Informationssicherheitsbeauftragten ist es kein Luxus, den vollständigen Quellcode des Werkzeugs einsehen zu können, auf dem die Boards des Unternehmens liegen: Es ist eine Prüfmöglichkeit, die Trello als proprietäre Software schlicht nicht bietet.
Wekan ist nicht die einzige europäische Option. Nextcloud Deck, entwickelt von der Nextcloud GmbH in Stuttgart, integriert Kanban-Boards direkt in die verbreitete Kollaborationsplattform, die bereits von zahlreichen deutschen Behörden, Hochschulen und Unternehmen genutzt wird. Wer ohnehin Nextcloud für Dateien und Kalender einsetzt, erhält Deck ohne zusätzlichen Anbieter. OpenProject aus Berlin richtet sich an Teams, die über einfache Boards hinaus agiles Projektmanagement, Zeiterfassung und Gantt-Diagramme brauchen, und ist Bestandteil des souveränen Verwaltungsarbeitsplatzes openDesk. Beide Projekte stammen aus Deutschland (8,80) und bieten sowohl Selbsthosting als auch gehostete Varianten aus deutschen Rechenzentren.
Trello, Teambition und Co.: Atlassians Komfort, US-Jurisdiktion und echte Risikoanbieter
Trello wurde 2017 für 425 Millionen US-Dollar von Atlassian übernommen und steht heute neben Jira und Confluence im Produktivitätsökosystem des Konzerns. Atlassian wurde in Sydney gegründet, hat seinen rechtlichen Hauptsitz aber 2022 in die Vereinigten Staaten verlegt und ist an der Nasdaq notiert. Trello gilt als das wohl populärste Kanban-Werkzeug der Welt und wird für seine visuelle Einfachheit und seine Integrationen mit Slack, Google Drive und Dutzenden weiteren Anwendungen geschätzt. Die Infrastruktur läuft auf Amazon Web Services, mit Rechenzentren, die Atlassian als global verteilt beschreibt. Seit 2023 gibt es für Enterprise-Kunden Optionen zur Datenresidenz in der EU. Diese Option ändert jedoch nichts an der rechtlichen Jurisdiktion: Atlassian kann als Unternehmen unter US-Recht nach dem CLOUD Act verpflichtet werden, Daten herauszugeben, die in irgendeiner Region der Welt gespeichert sind.
Das macht Trello nicht zu einem gefährlichen Produkt für den Durchschnittsnutzer. Die Vereinigten Staaten liegen mit 7,85 deutlich über der Schwelle von 6,0, die Democratic Market anwendet. Für die Einkaufsliste der Familie oder ein privates Projekt ohne sensible Daten ist die praktische Exponierung minimal. Das Problem entsteht, wenn das Board Informationen enthält, an denen eine ausländische Regierung oder ein Wettbewerber mit Zugang über undurchsichtige rechtliche Kanäle ein Interesse haben könnte. Dasselbe Muster gilt für andere große Projektmanagement-Werkzeuge aus den USA wie Asana oder ClickUp, die dieselbe rechtliche Exponierung wie Trello aufweisen.
Ein tatsächliches demokratisches Risiko im Sinne unserer Methodik stellen dagegen Werkzeuge aus Ländern unter 6,0 Punkten dar. Teambition, ein Kanban- und Projektwerkzeug im Besitz des Alibaba-Konzerns, und die Kollaborationsplattform Lark beziehungsweise Feishu aus dem ByteDance-Umfeld stammen aus China, das im EIU-Index nur 2,11 Punkte erreicht und als autoritäres Regime gilt. Chinesische Unternehmen unterliegen dem Nationalen Nachrichtendienstgesetz von 2017, das Organisationen zur Zusammenarbeit mit staatlichen Sicherheitsbehörden verpflichtet, ohne dass unabhängige Gerichte dies kontrollieren. Für Projektboards mit Kunden-, Personal- oder Strategiedaten sind solche Werkzeuge aus Sicht von Democratic Market nicht empfehlenswert, auch wenn sie mit großzügigen Gratistarifen werben.
Wekan vs Trello: technischer Vergleich und Preise
Bei den Kernfunktionen sind beide Werkzeuge weitgehend gleichwertig: Boards, Listen, Karten, Labels, Checklisten, Anhänge und einfache Automationen. Trello hebt sich durch sein Power-Up-Ökosystem mit Integrationen zu mehr als 200 externen Werkzeugen und durch eine ausgefeilte Oberfläche ohne nennenswerte Lernkurve ab. Wekan bildet vieles davon nativ ab, darunter Kalenderansichten, Swimlanes, Regeln für Automationen und eine vollständige REST-API, verfügt aber über ein kleineres Ökosystem an Drittanbieter-Integrationen. Nextcloud Deck punktet mit der nahtlosen Verbindung zu Dateien, Kalender und Talk innerhalb von Nextcloud, OpenProject mit tiefergehenden Projektmanagement-Funktionen.
Beim Preis bietet Trello einen kostenlosen Tarif mit bis zu zehn Mitarbeitern pro Workspace, die kostenpflichtigen Stufen reichen von rund 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat bis 17,50 US-Dollar auf Enterprise-Niveau. Wekan ist als Software kostenlos, verwaltetes europäisches Hosting kostet 5 bis 15 Euro im Monat für das gesamte Team und nicht pro Person. Für ein Team mit 20 Personen ergibt sich damit ein Unterschied von mehreren Tausend Euro pro Jahr zugunsten von Wekan. Ein einfacher Hetzner-Cloudserver für Selbsthoster beginnt sogar bei wenigen Euro im Monat. Synchronisationsgeschwindigkeit und Stabilität unter Last sprechen leicht für Trello, das auf global skalierter AWS-Infrastruktur läuft. Die Leistung von Wekan hängt vom gewählten Anbieter ab, bei Teams unter 50 Personen ist der Unterschied im Alltag allerdings nicht spürbar.
Beim technischen Support bietet Trello offizielle Atlassian-Unterstützung mit klaren Service-Level-Vereinbarungen in den höheren Tarifen, während Wekan auf Community-Support über Foren, gemeinsame Dokumentation und Chatkanäle setzt, sofern man nicht einen verwalteten Anbieter beauftragt, der professionellen Support im Monatspreis enthält. Für ein Unternehmen ohne eigene technische Kompetenz kann dieser Unterschied den Ausschlag geben, entweder für Trello oder für einen verwalteten Wekan-Anbieter mit Supportpaket. Nextcloud und OpenProject bieten jeweils kommerzielle Enterprise-Verträge mit deutschem Support an, was sie für mittelständische Unternehmen besonders attraktiv macht.
EU-Recht 2026: NIS2, DSGVO und Datensouveränität bei SaaS-Werkzeugen
Die NIS2-Richtlinie, seit 2024 schrittweise in Kraft und 2026 mit verschärfter Durchsetzung, verpflichtet eine wachsende Zahl europäischer Sektoren, darunter öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen und kritische Infrastrukturen, sicherzustellen, dass ihre Softwareanbieter strenge Anforderungen an die Cybersicherheit erfüllen. In Deutschland setzt das NIS2-Umsetzungsgesetz diese Pflichten um und erweitert den Kreis der regulierten Einrichtungen auf mehrere Zehntausend Unternehmen, die nun auch ihre Lieferkette einschließlich SaaS-Werkzeugen bewerten müssen. Das hat die Einführung europäischer oder selbst gehosteter Alternativen wie Wekan, Nextcloud Deck und OpenProject bei öffentlichen Stellen in Deutschland, Frankreich und den Niederlanden beschleunigt.
Die DSGVO bleibt seit 2018 die wichtigste rechtliche Referenz: Jedes Werkzeug, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, muss die Rechtsgrundlage für internationale Übermittlungen begründen. Für Trello bedeutet das Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, dessen beide Vorgänger Safe Harbor und Privacy Shield vom Europäischen Gerichtshof in den Urteilen Schrems I und II gekippt wurden. Für ein innerhalb der EU selbst gehostetes Wekan stellt sich die Frage einer internationalen Übermittlung gar nicht. Hinzu kommt der Data Act, seit September 2025 anwendbar, der Cloud-Anbieter zur Unterstützung beim Anbieterwechsel verpflichtet und Wechselentgelte schrittweise abschafft.
Eine Münchner Anwaltskanzlei hat 2025 ihr Mandatsmanagement von Trello auf ein selbst gehostetes Wekan umgestellt, nachdem eine interne Compliance-Vorgabe verlangte, dass keine Mandantendaten einer extraterritorialen Jurisdiktion unterliegen dürfen. Die Umstellung dauerte nach Angaben im Unternehmensblog weniger als zwei Wochen und brachte keinen nennenswerten Funktionsverlust im täglichen Arbeitsablauf mit sich, abgesehen von der Notwendigkeit, das Verwaltungspersonal in der grundlegenden Serverwartung zu schulen. Für Berufsgeheimnisträger, die nach Paragraf 203 des Strafgesetzbuchs besonderen Verschwiegenheitspflichten unterliegen, ist eine solche Entscheidung mehr als eine Stilfrage.
Wie Democratic Market Produktivitätswerkzeuge bewertet
Democratic Market wendet auf SaaS-Werkzeuge denselben Filter an wie auf jedes physische Produkt. Erstens den EIU-Wert des Landes, in dem die Muttergesellschaft ihren Sitz hat. Zweitens den EIU-Wert des Landes oder der Länder, in denen Daten gespeichert und verarbeitet werden. Drittens den rechtlichen Rahmen, der den staatlichen Zugriff auf diese Informationen regelt. Nur Werkzeuge, deren gesamte Kette aus Unternehmen, Infrastruktur und Zugriffsjurisdiktion die Schwelle von 6,0 im EIU-Index überschreitet, gelangen in den empfohlenen Katalog. Bei Open-Source-Software wie Wekan bewerten wir zusätzlich die Governance des Projekts und die Herkunft der empfohlenen Hosting-Anbieter.
Trello und Wekan bestehen diese Schwelle in den beteiligten Ländern jeweils für sich: die Vereinigten Staaten mit 7,85, Deutschland mit 8,80, Frankreich mit 7,99. Der relevante demokratische Unterschied ist aber nicht die Mindestschwelle, sondern die Transparenz und die tatsächliche Kontrolle, die jedes Modell dem Endnutzer darüber gibt, wo und unter welchem Recht seine Daten liegen. Democratic Market bestraft Trello nicht dafür, ein amerikanisches Werkzeug zu sein. Wir weisen darauf hin, dass es innerhalb der Gruppe der Werkzeuge, die die Schwelle überschreiten, erhebliche Unterschiede bei Transparenz und Kontrolle gibt, die ein informierter Nutzer kennen sollte, bevor er entscheidet, wo er die Informationen seines Unternehmens ablegt. Teambition und Lark überschreiten die Schwelle dagegen nicht.
Kaufberatung: Schritt für Schritt zwischen Trello und Wekan wählen oder migrieren
Der erste Schritt ist eine Einordnung der Daten. Wenn Sie Projekte ohne sensible Informationen verwalten, etwa persönliche Aufgaben, Familienlisten oder Studienprojekte ohne geistiges Eigentum, ist Trello eine völlig vernünftige Wahl: kostenlos, ausgereift und mit dem breitesten Integrationsökosystem am Markt. Die praktische Exponierung gegenüber dem Jurisdiktionsrisiko ist gering. Wenn Ihr Team dagegen vertrauliche Kundendaten, geistiges Eigentum, strategische Planung oder andere Daten verarbeitet, die für Wettbewerber oder ausländische Regierungen wertvoll sein könnten, sollten Sie Wekan, Nextcloud Deck oder OpenProject bei einem zertifizierten europäischen Anbieter prüfen.
Der zweite Schritt ist die Wahl des Betriebsmodells. Kleine Teams ohne IT-Abteilung beauftragen am besten einen verwalteten Dienst wie Elestio oder Cloudron oder einen deutschen Nextcloud-Partner, der Updates, Backups und Sicherheit übernimmt. Teams mit technischer Kompetenz können Wekan per Docker oder Snap auf einem eigenen Server in wenigen Stunden einrichten. Bedenken Sie dabei die Gesamtbetriebskosten: Selbsthosting wirkt auf dem Papier günstiger, doch Wartung, Sicherheitsupdates und gelegentliche Störungen kosten Arbeitszeit. Für Teams mit begrenzter technischer Erfahrung ist die verwaltete Variante meist die vernünftigere Option.
Der dritte Schritt ist die Migration selbst. Wekan kann Boards direkt aus einem JSON-Export von Trello importieren und übernimmt dabei Karten, Listen, Labels und Kommentare. Testen Sie den Import zunächst mit einem einzelnen Board, prüfen Sie Anhänge und Zuweisungen und stellen Sie dann schrittweise um. Planen Sie frühzeitig: Hunderte Boards und Tausende Karten zu migrieren, wenn ein Unternehmen bereits mit sensiblen Informationen arbeitet, ist deutlich aufwendiger, als von Anfang an den richtigen Anbieter zu wählen. Als Faustregel gilt, was Sicherheitsforscher und Compliance-Verantwortliche gleichermaßen empfehlen: Je weniger Zwischenparteien technisch auf Ihre Daten zugreifen können, desto kleiner sind Angriffsfläche und rechtliche Exponierung. Selbst gehostetes Wekan reduziert diese Kette auf eine Partei, den gewählten Hoster, während Trello mit Atlassian und AWS mindestens zwei weitere Parteien einbindet.
Fazit: auch die Spalte „Erledigt“ hat eine Jurisdiktion
Trello und Wekan lösen dasselbe Problem, die visuelle Organisation von Aufgaben, mit zwei grundverschiedenen Philosophien darüber, wer die Infrastruktur kontrolliert. Keines der beiden ist objektiv besser: Die richtige Wahl hängt davon ab, welche Art von Informationen Sie von einer Spalte in die nächste schieben. Für private und unkritische Projekte bleibt Trello eine solide Option aus einem Land über unserer Schwelle. Für Unternehmen, Kanzleien, Redaktionen und Behörden, die vertrauliche Daten organisieren, empfiehlt Democratic Market Wekan bei einem europäischen Hoster wie Hetzner (Deutschland, 8,80) oder Glesys (Schweden, 9,39), beziehungsweise Nextcloud Deck und OpenProject, wenn eine integrierte Plattform aus Deutschland gewünscht ist. Von Werkzeugen aus China wie Teambition oder Lark raten wir ab. Im Jahr 2026 ist es für kein Team mehr vernünftig, die Frage der Datenjurisdiktion zu ignorieren, denn anders als Funktionen und Preise lässt sie sich kaum nachträglich ändern, wenn sich erst einmal Jahre an operativen Daten auf einer Plattform angesammelt haben.