Nel 2021 il Land tedesco dello Schleswig-Holstein ha annunciato il piano di spostare circa 25.000 postazioni della propria amministrazione da Microsoft Office e Windows a LibreOffice e Linux. La decisione non era dettata in primo luogo dai costi. Era una questione di sovranità digitale: il governo regionale aveva concluso di non poter più sapere con certezza dove venissero elaborati i documenti ufficiali, né quali dati di telemetria raccogliesse in background il software che i suoi funzionari usavano ogni giorno. Non è un caso isolato. Monaco di Baviera, la Gendarmerie francese e diversi ministeri dell'Unione europea hanno valutato o realizzato migrazioni simili nell'ultimo decennio, e in Italia esperienze come quella del Ministero della Difesa, che ha avviato già nel 2015 il passaggio a LibreOffice su oltre 100.000 postazioni, o di numerose amministrazioni regionali e comunali dimostrano che il tema è concreto anche da noi. Il dato di fondo è scomodo per qualsiasi impresa o pubblica amministrazione europea: la stragrande maggioranza dei documenti redatti, firmati e archiviati in Europa passa per software la cui capogruppo risponde al diritto statunitense.
Perché paese d'origine e giurisdizione dei dati contano nel software per ufficio
Quando un documento viene creato in una suite per ufficio collegata al cloud, non nasce soltanto un file: nasce anche un flusso di dati. Questo flusso può comprendere metadati, abitudini d'uso, cronologia delle modifiche e, nei piani con intelligenza artificiale, il testo stesso del documento. La giurisdizione sotto cui opera la capogruppo determina quali autorità possono chiedere l'accesso a quei dati e a quali condizioni giuridiche. È la differenza tra un documento soggetto unicamente al GDPR europeo e uno potenzialmente raggiungibile in base al CLOUD Act statunitense, che obbliga le società con sede negli Stati Uniti a consegnare dati conservati in qualsiasi parte del mondo quando lo dispone un tribunale americano.
Il CLOUD Act del 2018 non tiene conto di dove si trovino fisicamente i server. Se Microsoft, con sede a Redmond, nello Stato di Washington, conserva i documenti di uno studio commercialista in un data center a Milano, quello studio resta alla portata delle richieste del governo statunitense. Non significa una sorveglianza attiva di ogni documento, ma l'architettura giuridica consente l'accesso in determinate circostanze. Per una pubblica amministrazione, uno studio legale, una struttura sanitaria o un'azienda con proprietà intellettuale sensibile, questa possibilità, per quanto remota nella pratica quotidiana, basta a giustificare una verifica della giurisdizione prima di scegliere un fornitore. È esattamente il calcolo fatto dallo Schleswig-Holstein, e quello che Democratic Market applica a ogni categoria di prodotti digitali.
In Italia la questione si intreccia con il Codice dell'amministrazione digitale, che all'articolo 68 impone alle pubbliche amministrazioni di effettuare una valutazione comparativa tra soluzioni proprietarie e software libero o a codice sorgente aperto prima di acquistare programmi informatici, e con le Linee guida AgID su acquisizione e riuso del software. Non si tratta di un'opzione ideologica, ma di un obbligo procedurale: l'amministrazione deve motivare perché sceglie una soluzione proprietaria quando esiste un'alternativa aperta adeguata. Per le imprese private l'obbligo non vale, ma il ragionamento resta istruttivo.
LibreOffice e le alternative europee: le suite per ufficio con il profilo democratico più solido
LibreOffice è sviluppato da The Document Foundation, una fondazione senza scopo di lucro con sede a Berlino. La Germania ottiene 8,80 nell'indice della democrazia dell'Economist Intelligence Unit e rientra a pieno titolo tra le democrazie piene. Il codice è aperto, verificabile da chiunque, e il software non contiene telemetria che invii il contenuto dei documenti a server esterni. Non c'è abbonamento: si scarica, si installa e si usa gratuitamente a tempo indeterminato, con elaboratore di testi (Writer), foglio di calcolo (Calc), presentazioni (Impress), disegno (Draw) e database (Base). Il formato nativo è OpenDocument (ODF), uno standard ISO aperto che non dipende da un'unica azienda privata per restare leggibile tra vent'anni: una preoccupazione legittima con formati proprietari chiusi controllati da un solo fornitore. Un ruolo importante nello sviluppo lo hanno avuto anche contributori italiani e l'associazione LibreItalia, che da anni accompagna le migrazioni nella pubblica amministrazione.
Collabora Online, sviluppato da Collabora Productivity con sede a Cambridge, nel Regno Unito, paese con 8,28 nell'indice EIU, aggiunge al motore di LibreOffice l'editing collaborativo in tempo reale ed è pensato per integrarsi con piattaforme come Nextcloud o ownCloud. È l'opzione cui ricorrono le amministrazioni quando hanno bisogno di modifica simultanea dei documenti senza passare per un cloud provider statunitense. A questo si aggiunge un ecosistema di hosting europeo sempre più maturo: fornitori come Aruba e Seeweb in Italia, OVHcloud in Francia (EIU 7,99) o operatori nei Paesi Bassi (EIU 8,88) permettono di distribuire queste suite interamente su infrastrutture soggette alla giurisdizione europea, chiudendo il cerchio tra software open source e reale sovranità sui dati.
Per chi non vuole gestire LibreOffice in autonomia esistono anche offerte di supporto commerciale europee. Oltre a Collabora, diverse società italiane di servizi specializzate in software libero offrono contratti di manutenzione, versioni a supporto esteso e affiancamento nelle migrazioni per enti pubblici e aziende. L'obiezione secondo cui il software libero non avrebbe un interlocutore responsabile non regge più: livelli di servizio, aggiornamenti di sicurezza con tempi garantiti e assistenza tecnica si acquistano da fornitori a loro volta soggetti al diritto europeo.
Microsoft 365 e WPS Office: dipendenza, CLOUD Act e origine opaca
Microsoft Office, oggi commercializzato come Microsoft 365, ha sede a Redmond, negli Stati Uniti, paese con 7,85 nell'indice EIU e classificato come democrazia imperfetta. Il problema non è la qualità del software, ampiamente riconosciuta. È l'architettura della dipendenza: il modello è passato dalla licenza perpetua all'abbonamento, per cui smettere di pagare significa perdere l'accesso completo in modifica ai propri documenti. A ciò si aggiunge una raccolta di telemetria d'uso sensibilmente più ampia rispetto ai concorrenti europei. Nel 2024 il Garante europeo della protezione dei dati ha concluso che la stessa Commissione europea aveva violato le norme sulla protezione dei dati applicabili alle istituzioni dell'Unione nell'uso di Microsoft 365, tra l'altro per non aver specificato quali dati venissero trasferiti e per quali finalità.
Microsoft 365 integra inoltre sempre più funzioni di intelligenza artificiale generativa, riunite sotto il nome Copilot, che elaborano il contenuto dei documenti su server cloud per produrre riassunti, suggerimenti e risposte automatiche. Anche dove Microsoft offre la cosiddetta EU Data Boundary, la capogruppo resta soggetta al CLOUD Act, e l'esposizione giuridica descritta rimane intatta. Per un singolo utente può essere un dettaglio. Per una pubblica amministrazione, uno studio legale o un'azienda con segreti industriali è un fattore di rischio da verificare prima di firmare un abbonamento annuale. Democratic Market non esclude le aziende statunitensi per ideologia: gli Stati Uniti superano nettamente la nostra soglia di indice, ma in questa categoria Microsoft non supera la nostra verifica aggiuntiva sulla giurisdizione dei dati e per questo non figura tra le raccomandazioni attive.
Un rischio democratico ben più serio riguarda una suite spesso presentata nei comparatori come alternativa economica: WPS Office, prodotto da Kingsoft con sede a Pechino. La Cina ottiene appena 2,11 nell'indice EIU ed è classificata come regime autoritario. Le aziende cinesi sono soggette alla legge sull'intelligence nazionale del 2017, che obbliga le organizzazioni a collaborare con i servizi di sicurezza senza un controllo effettivo da parte di una magistratura indipendente. Diversi utenti hanno inoltre segnalato episodi di filtraggio dei contenuti nella versione cloud. Per Democratic Market, WPS Office si colloca quindi nettamente sotto la soglia di 6,0 e non può essere raccomandato, a prescindere da prezzo o compatibilità.
Microsoft Office vs LibreOffice: funzionalità, prezzo e profilo democratico a confronto
Sul piano delle funzionalità le due suite coprono lo stesso terreno: videoscrittura, fogli di calcolo, presentazioni e, nel caso di LibreOffice, uno strumento di database (Base) che Microsoft include, con Access, solo nei piani professionali. La compatibilità dei formati è quasi totale in entrambe le direzioni con le versioni recenti di LibreOffice, anche se documenti basati su macro Visual Basic complesse possono richiedere piccoli aggiustamenti. Sul prezzo il divario è strutturale: Microsoft 365 Personal costa oggi in Italia circa 99 euro l'anno, i piani business molto di più per utente al mese, mentre LibreOffice resta gratuito in modo permanente, senza livelli a pagamento né funzioni bloccate dietro un abbonamento. Quanto al profilo democratico, LibreOffice rimanda alla Germania (8,80) con sviluppo aperto, Microsoft agli Stati Uniti (7,85) con sviluppo chiuso e un modello ad abbonamento con telemetria attiva, WPS Office alla Cina (2,11).
La differenza che di solito passa inosservata è il costo di uscita. Abbandonare Microsoft 365 dopo anni di integrazione profonda con OneDrive, Teams, SharePoint ed Exchange è un progetto impegnativo, ed è proprio per questo che lo Schleswig-Holstein ha pianificato la migrazione su più anni e non su pochi mesi. LibreOffice, costruito fin dall'inizio su uno standard aperto, non genera lo stesso lock-in: i documenti ODF si possono aprire, esportare e migrare verso qualsiasi altra suite conforme allo standard senza perdite di formato né contratti di uscita da negoziare. Questa reversibilità è di per sé una forma di sovranità digitale che Democratic Market considera nel valutare ogni categoria di software.
Vale la pena guardare anche all'ecosistema di supporto ed estensioni. Microsoft 365 beneficia di una vasta rete di integratori certificati e di offerte formative costruite in decenni di diffusione aziendale. LibreOffice si appoggia invece a una comunità di sviluppo distribuita e a società di supporto professionale che offrono contratti di manutenzione paragonabili a quelli di qualsiasi fornitore commerciale, senza vincolare il cliente a un abbonamento ricorrente o a condizioni di licenza che cambiano di anno in anno. Per una piccola impresa che non ha bisogno di un'integrazione profonda con Microsoft Teams o Entra ID, questo divario conta molto meno del risparmio diretto sulle licenze e dell'assenza di telemetria.
Normativa UE 2026: Data Act, NIS2 e sovranità digitale nel software per ufficio
Il GDPR resta la base giuridica che obbliga qualsiasi fornitore, europeo o no, a giustificare il trattamento dei dati personali contenuti nei documenti. Ma il quadro si è allargato. Il Data Act, pienamente applicabile da settembre 2025, introduce obblighi di portabilità e interoperabilità che riguardano direttamente le suite per ufficio in cloud e facilitano il cambio di fornitore senza penali contrattuali. La direttiva NIS2, recepita in Italia con il decreto legislativo 138/2024 e affidata alla supervisione dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, obbliga un numero crescente di soggetti essenziali e importanti a valutare la sicurezza della propria catena di fornitura, fornitori di software compresi. A tutto ciò si sovrappone la strategia della Commissione europea per la sovranità tecnologica, che nel 2026 continua a destinare fondi alle amministrazioni che adottano software open source come alternativa strategica, e non solo economica, ai fornitori extraeuropei.
Diversi paesi hanno tradotto questa strategia in politiche concrete. La Francia (7,99) mantiene da anni una politica di priorità al software libero nell'amministrazione centrale. Danimarca (9,28) e Finlandia (9,30), due democrazie piene con alcuni dei punteggi più alti d'Europa, hanno inserito criteri di sovranità digitale nelle gare pubbliche per il software, chiedendo ai fornitori di dichiarare dove vengono elaborati i dati prima dell'aggiudicazione. In Italia, dove l'indice EIU si attesta a 7,58, la Strategia Cloud Italia e il Polo Strategico Nazionale classificano i dati della pubblica amministrazione in ordinari, critici e strategici, con requisiti di localizzazione e controllo crescenti. Queste politiche non vietano il software statunitense, ma alzano l'asticella di verifica che ogni fornitore deve superare per accedere agli appalti pubblici europei.
Il settore dell'istruzione illustra bene questa tendenza. Diverse regioni e reti scolastiche in Francia e in Germania hanno adottato LibreOffice come suite predefinita sui computer degli studenti, sostenendo che un sistema educativo pubblico non dovrebbe formare gli studenti esclusivamente sui prodotti di un'unica azienda straniera basata sull'abbonamento. La logica è semplice: chi impara una suite a scuola tende a usarla per tutta la vita lavorativa. Si aggiunge poi il tema della conservazione a lungo termine: le regole sulla conservazione dei documenti informatici, comprese le linee guida AgID, richiedono che i documenti restino leggibili e verificabili per decenni, il che favorisce un formato aperto e standardizzato come ODF rispetto a uno proprietario legato alla roadmap di un solo fornitore.
Come Democratic Market valuta le suite per ufficio
Per inserire una suite per ufficio su Democratic Market richiediamo che la capogruppo, la fondazione che la governa o il consorzio che la mantiene abbia una sede verificabile in un paese con punteggio EIU superiore a 6,0, per ogni componente rilevante: dove si sviluppa il codice, dove è ospitato per impostazione predefinita e sotto quale giurisdizione risponde legalmente l'entità responsabile. Non è una valutazione della qualità tecnica, terreno su cui Microsoft Office compete senza difficoltà, ma una verifica di origine ed esposizione giuridica. LibreOffice, governato dalla Germania da una fondazione senza scopo di lucro, e Collabora Online, con sede nel Regno Unito, superano questa soglia con ampio margine. Microsoft non compare tra le nostre raccomandazioni attive per ragioni di giurisdizione dei dati, non per un giudizio sulla sua ingegneria. WPS Office non supera già il criterio dell'indice.
Questa metodologia si applica in modo identico a tutte le categorie del marketplace, dall'elettronica al software. Verifichiamo l'intera catena, non solo il paese in cui un'azienda ha aperto il proprio ufficio di assistenza clienti europeo. La filiale italiana o irlandese di un gruppo statunitense non cambia la giurisdizione di fondo, e quindi non cambia la nostra valutazione. È uno standard che può sembrare severo, ma è proprio ciò che permette a chi acquista di fidarsi: ogni prodotto presente su Democratic Market ha superato una verifica reale, non soltanto una promessa di marketing su privacy o valori aziendali.
Guida pratica: passare passo dopo passo a una suite per ufficio democratica
Il primo passo è un inventario onesto dell'uso reale. Se l'esigenza si limita a documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni senza una collaborazione simultanea complessa, LibreOffice copre l'intero caso d'uso gratuitamente e senza telemetria. Il secondo passo è verificare la compatibilità con macro e modelli ereditati da Microsoft Office. Nella grande maggioranza dei casi domestici e delle piccole imprese la compatibilità è completa, ma conviene testare i documenti più complessi, come fogli con macro, stampe unione o moduli, prima di avviare una migrazione completa.
Il terzo passo è decidere se l'editing collaborativo in tempo reale sia davvero necessario. In caso affermativo, Collabora Online abbinato a Nextcloud presso un fornitore italiano o europeo risolve l'esigenza senza uscire dalla giurisdizione europea; per i dati più delicati conviene scegliere servizi qualificati secondo i requisiti dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale. Il quarto passo è conservare sempre una copia di backup in formato ODF, anche continuando a usare altri software in parallelo durante la fase di transizione. Si costruisce così un archivio leggibile indipendentemente da qualsiasi singolo fornitore.
Il quinto passo, quello più spesso trascurato, è controllare gli abbonamenti attivi prima del rinnovo automatico. Disdire un abbonamento Microsoft 365 senza aver prima esportato i documenti in un formato aperto e salvato in locale i contenuti di OneDrive può creare problemi di accesso in seguito. Per imprese e pubbliche amministrazioni, infine, conviene esigere da qualsiasi fornitore una dichiarazione scritta chiara su dove vengono trattati i dati e sotto quale legislazione, non solo una riga su una pagina promozionale. Prevedete inoltre una breve formazione: la maggior parte degli utenti si orienta in LibreOffice in pochi giorni, una volta mostrate le principali differenze di menu e stili.
Conclusione: la suite per ufficio raccomandata da Democratic Market
Per l'utente privato, il libero professionista o la piccola impresa europea che cerca una suite per ufficio completa, gratuita e priva di telemetria, LibreOffice, sviluppato dalla Germania (8,80 nell'indice EIU), è la raccomandazione diretta di Democratic Market. Copre tutte le funzioni d'ufficio quotidiane senza costi di abbonamento né analisi dei documenti, e salva in un formato aperto che resterà leggibile per decenni. Per le organizzazioni che hanno bisogno di collaborazione in tempo reale entro un perimetro europeo, Collabora Online, dal Regno Unito (8,28), aggiunge questo livello, idealmente ospitato con Nextcloud presso un fornitore italiano o europeo.
Microsoft 365 resta superiore in alcune integrazioni aziendali molto specifiche, ma non supera la nostra verifica di origine e giurisdizione dei dati e per questo non compare tra le raccomandazioni attive. Quanto a WPS Office, il cui paese d'origine, la Cina, si ferma a 2,11, lo sconsigliamo espressamente. Cambiare non significa stravolgere tutto in un giorno: iniziate creando i nuovi documenti in formato ODF, migrate gradualmente i modelli e disdite l'abbonamento solo quando l'archivio è al sicuro. Anche qui, ogni euro speso, o ogni abbonamento disdetto, è una decisione sulla legge sotto cui vivono i vostri documenti.